엑셀 용량 증가 원인 갑자기 커짐 현상과 해결 방안

엑셀 파일 하나가 갑자기 용량 증가하고 커짐 현상이 벌어졌다. 아무것도 건드린 건 없는 것 같은데, 왜 이런 현상이 벌어졌을까? 용량이 커진 탓인지 구동 속도도 느리고 파일을 열면 계속 튕기는 현상이 지속적으로 반복된다.

 

 어딘가 보이지 않는 셀에 값이라도 입력된 거면 찾아서 지우기라도 할 텐데, 아무리 컨트롤과 방향키(Ctrl + 방향키 혹은 Ctrl + End키)를 눌러서 이동해도 도무지 값이 들어간 셀은 없어보인다면, 혹은 이미 끝 셀까지 채워진 불필요한 값을 지웠는데도 여전히 용량이 크다면 이제는 뭐가 문제일까? 재작성 밖에 답이 없는 것일까? 아니다! 아직 시도해볼 방법이 있다. 아래 글을 천천히 읽어보자.

 

엑셀 보이지 않는 용량 증가 원인

 이런 경우 당황하기 십상이다. 직관적으로 셀에 값이 들어가 있거나 수식이 가득찼으니 용량이 커졌다고 생각하기 쉽지만, 엑셀 표면적으로 보이지 않는 곳에서 용량을 잡아 먹고 있을 가능성까지 생각해야 한다. 우리의 목표는 어떻게든 해당 파일을 살려 원활하게 업무로 복귀하는 것이기 때문이다. 아마도 파일을 열다가 무한 대기 루프를 타고 아래와 같은 메시지가 송출되는 상황을 반복적으로 경험하고 있을 가능성이 크다.

엑셀 무응답-답도-없다-진짜;

 

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조건부 서식

 간혹 누군가가 건내 준 파일이거나 혹은 내가 직접 작성했더라도 중복값등을 찾기 위해 서식을 걸었을 가능성이 있다. 이러한 조건부 서식과 같은 경우 표면적으로는 특정 조건이 성립되는 값이 셀에 입력되기 전에는 비어있는 일반적인 셀로 보인다. 따라서 데이터를 잡아먹고 있다는 생각을 못할 수도 있다.

 특히 열이나 행단위 전체로 조건부 서식을 여러번에 걸쳐 걸어놓은 경우, 최소 10만 단위 이상의 엑셀 끝자락까지 해당 조건부 서식이 때를 기다리며 대기를 하고 있으므로 엑셀이 느려지는 원인이 될 수 있다. 간단하게 시트 전체의 규칙을 지워보자.

확대하면 사진이 커집니다.

이동 옵션(F5) 활용

 마찬 가지 맥락에서 보이지 않는 유효성 검사(데이터 유효성 검사)가 채워져 있지는 않은지, 혹은 사용하지 않는 불필요한 함수식이 걸려 있지 않은지 체크해보는 것도 방법이다. 특히 인수가 많이 요구되는 복잡한 함수식이 여러개의 셀에 걸쳐 적용되어있을 경우 꼭 필요한 함수식이 아니라면 값으로 변환해 저장해보는 방법도 권한다.

 

스크롤 바의 길이 체크

 엑셀 파일을 열어 우측 스크롤바의 길이를 유심히 살펴보자. 만약 당신이 사용하는 셀의 범위 이상으로 스크롤바가 내려가게끔 짧다면 문제가 있다.

 

정리 : 스크롤바가 당신이 채워놓은 데이터 범위보다 과도하게 내려갈 수 있을 만큼 짧다면 더미 데이터가 쌓인 것.

 

 더미 데이터란 일종의 오분 대기조 상태인 아이들인데, 엑셀의 수백만개의 셀이 잠들지 않고 당신이 값을 채워주길 기다리고 있다고 생각하면 된다. 더미 데이터를 지우는 방법은 불필요한 행(혹은 열)부터 값이 없지만 눈 뜨고 있는 끝행(혹은 열)까지 지정 후, 행이나 열들 자체를 삭제해버리는 것(눈을 감겨 셀들을 재워버리자!)으로 간단하게 해결할 수 있다. 과용량 샘플 파일을 올려드리니, 아래 단축키 정보를 활용하여 실습해보시는 것도 좋겠다.

 

과용량 엑셀 샘플 파일.xlsx

5.19MB

 

행 지정 및 이동, 삭제 관련 단축키 정리

• 행 지정 : 쉬프트키 + 스페이스바
• 지정된 행을 늘려가며 끝행까지 이동하는 선택 : 컨트롤키 + 쉬프트키 + 화살표(이 경우 아랫방향키)
• 행 삭제 : 컨트롤 + 마이너스키(마이너스는 숫자키 쪽에 있음)

마찬가지 논리로 좌우 스크롤이 짧은 경우 '열'을 위와 같이 처리해 삭제해주면 된다. 열 선택 단축키는 '컨트롤+스페이스바'이다.

 

▼ 엑셀(Excel) 단축키 더 알아보기

>>>Excel 바로 가기 키(일명 단축키) 총정리

 

소소한 팁(Tip)

 행 선택과 열 선택은 의외로 자주 쓰는 단축키이므로 외워두는 것이 좋다. 암기 팁을 한 가지 드리자면 행은 좌우로 길기 때문에 쉬프트(shift)키와 조합되며, 열은 위아래로 길기 때문에 쉬프트 키보다 짧은 컨트롤(Ctrl)키와 조합된다고 외우면 쉽다!!

 

숨겨진 워크시트

위에서 소개한 것은 단일 시트 내에서의 해결 방법을 정리한 것인데, 만약 이렇게 했는데도 용량이 줄지 않는다면 이는 사용자가 사용하는 시트 내에서의 문제가 아닐 수도 있다. 사용하지 않는 과거 자료 워크시트가 숨겨진 채 용량을 잡아먹고 있는 것은 아닌지 확인할 필요가 있다.

 당장 하단 시트탭에 우클릭을 해보고, 숨기기가 되어 있다면 '숨기기 취소'를 눌러 확인해보자. 불필요한 워크시트는 '삭제'하고, 필요한 워크시트라면 다른 엑셀 파일로 옮긴 후 그 워크시트의 무게(용량)을 파악해보는 것도 방법이다. 무턱대고 삭제 눌렀다간 복구가 안 되어 잔혹한 상황에 처할 수 있다.

 

정리

위 방법 외에도 파일 형식 자체를 .xlsb 확장자명이 붙은 '바이너리' 형식으로 바꿔 저장하는 방법을 쓸 수 있다. 모쪼록 여러분의 엑셀 라이프가 보다 윤택해지기 바라면서 글을 마친다.